Schoon je overvolle mailbox op in 1 uur!

Je kent het wel: je komt terug van een heerlijk ontspannen vakantie en dan open je je mailbox met 270 ongelezen mails… Weg is je ontspannen gevoel. Het voelt als een dagtaak om daar doorheen te gaan. Met de volgende tips zet je binnen no time de teller weer op 0. Pak je eindeloze lijst aan mails erbij, een kop koffie en laten we beginnen.

Ten eerste is je postvak niet bedoeld om als takenlijst te dienen. Je ziet het vaak dat mensen hun mail op ongelezen laten staan, zodat ze op een later moment de mail nog kunnen raadplegen of niet vergeten om de taak nog uit te voeren. Maar dat werkt niet! Telkens als je de mail tegenkomt moet je opnieuw bedenken wat je hier mee moest doen en wanneer je dit wilde doen. Niet erg efficiënt dus. Een taak op je takenlijst zetten werkt daarentegen uitstekend: je hebt er een actie van gemaakt en de mail is daardoor overbodig en kan zo de prullenbak in.

Thuis laat je (hopelijk) ook geen eeuwige stapels rekeningen op de deurmat liggen. Foldertjes gooi je waarschijnlijk weg en post van de belastingdienst archiveer je. Behandel je inbox ook zo. Neem bij iedere mail een besluit volgens het Only Handle It Once (OHIO). Dit principe houdt in dat je maar één keer een beslissing neemt over iets. Het dwingt je om bij iedere mail te beslissen wat ermee moet gebeuren. Op basis van deze keuzes tackle jij je overvolle mailbox:

  1. Verwijder spam, nieuwsbrieven of mails over een meeting van vorige week. Schrijf je ook uit voor irrelevante nieuwsbrieven.
  2. Archiveer zakendie je wellicht later nog nodig hebt in een aparte map. Denk hierbij aan notulen, facturen en dergelijke.
  3. Doe simpele taken direct zoals het beantwoorden van een korte mail of het inplannen van een afspraak.
  4. Delegeer zakendie niet voor jou bedoeld zijn door naar je collega. Natuurlijk is het niet de bedoeling dat je dit over de schutting gooit, dus voorzie het wel van een heldere instructie.
  5. Plan taken in die langer dan vijf minuten nodig hebben. Taken die korter duren dan 30 minuten, zijn handig om op je takenlijst te zetten. Je kunt deze tussen andere werkzaamheden door doen. Taken die langer duren dan 30 minutenzijn wel handig om in te plannen. Je krijgt hierdoor niet alleen meer overzicht, maar je wordt ook gedwongen om na te denken over hoeveel tijd bepaalde taken mogen en kunnen kosten.
  6. Laat je out of office aanstaan en blok de eerste dag na je vakantie gedeeltelijk om je inbox weer op te schonen. Zo voorkom je nieuwe mailtjes en verzoeken die binnen stromen.

Verstuur nog geen mail tijdens het puinruimen. Vaak reageert de ontvanger al voordat je up to date bent. Daarnaast is het enorm inefficiënt als je een mail beantwoordt, waarnaar je vervolgens een nieuwere mail over hetzelfde onderwerp tegenkomt wat je eerder verstuurde mail overbodig maakt. Om het laatste probleem te voorkomen is het handig om tijdens het lezen te beginnen met het lezen van je nieuwste mails en terug in de tijd te werken.

That’s it! Begin hiermee na je vakantie, voordat je weer aan de slag gaat met andere werkzaamheden. Dan begin je gegarandeerd fris en voorbereid met je werkweek!

Wil je meer tips over managen van je inbox? Volg dan de training timemanagement van Samen Sterk.

Scan afsluiten

Let op, je staat op het punt om de scan te verlaten. Je kunt alleen weer bij deze pagina en jouw uitslag komen als je je aanmeldt met je unieke code.

Als je deze kwijt raakt zal je de scan opnieuw moeten doen met een andere code en kun je niet meer bij deze uitslagen en suggesties.

Weet je het zeker dat je wilt uitloggen?

Ja