Een volle werkweek, een huishouden draaien, een sociaal leven onderhouden en daarnaast ook nog tijd vrij maken voor jezelf: het is niet niks. Voor veel mensen is het lastig om hierdoor gefocust te blijven en overzicht te houden. Gelukkig zijn er handige tools en werkwijzen om georganiseerder te worden én te blijven. Professioneel Organizer Natalie Vossenberg kan je hierin op weg helpen tijdens een individueel coaching traject. Haar motto luidt: “Organiseren kun je leren!”
Natalie Vossenberg
Natalie is opgeleid als Organizer en Virtual Assistent. Ze helpt niet alleen mensen bij het opruimen van hun huis (en hoofd) en meer structuur in hun persoonlijke leven, maar ook ondernemers en werknemers bij het aanbrengen van meer overzicht en structuur in hun werkzaamheden. Tijdens Corona is ze bij Marel begonnen met het geven van de webinar ‘Een opgeruimd huis én hoofd. Vervolgens is ze gevraagd om individuele trajecten met medewerkers op te pakken, zodat ze met specifieke hulpvragen bij Natalie terecht kunnen. Inmiddels hebben al verschillende collega’s een traject gevolgd bij Natalie en met succes! In dit artikel delen zij hun ervaringen en deelt Natalie een aantal handige tips waar je zelf direct mee aan de slag kan.
Tips van Natalie:
- Er zijn veel handige online tools die het organiseren van je werk een stuk makkelijker maken. Zo kun je bijvoorbeeld gebruik maken van Microsoft ‘To Do’ of ‘OneNote’. Ik vind zelf Asana of Trello fijne programma’s om mee te werken, maar kies vooral een tool die bij jou past.
- Hak grote brokken (zoals grote projecten) op in kleine stukjes en maak het zo concreet mogelijk. Niets is fijner om taken van je lijstje af te vinken. Op deze manier boek je snel resultaat en blijf je gemotiveerd om je werk af te ronden.
- We plannen vaak te weinig tijd in om taken af te ronden en hierdoor raken we uiteindelijk gestrest. Plan meer tijd in je agenda om aan bepaalde (grote) taken te werken. Ben je toch eerder klaar? Alleen maar fijn.
- Heb je veel afspraken staan op een dag? Werk dan met wekkers op je telefoon! Zet 10-15 minuten voor een afspraak een wekker en kijk daarna niet meer op de klok of je horloge. Hierdoor hoef je niet constant aan de tijd te denken en blijf je productief en gefocust aan het werk.
- Vergeet ook niet: hoe drukker je bent, hoe belangrijker het is om juist af en toe pauze te nemen. Hoe langer je achter elkaar doorwerkt, hoe minder productief je bent. Door een rondje te gaan wandelen of even iets anders te doen, krijg je weer een nieuwe boost aan energie.
Ervaringen van collega’s
Ben Strijbosch – Information Security Officer
“Ik heb twee jaar geleden mijn afstudeerstage bij Marel gedaan en ben inmiddels 1,5 jaar werkzaam als Information Security Officer. Als net afgestudeerde student kon ik nog veel leren op het gebied van structuur en overzicht creeëren in mijn werkzaamheden. Ik zag een mail van Samen Sterk voorbij komen en ben gaan kijken welk aanbod aansloot op mijn behoefte naar meer structuur en overzicht. Het coachingstraject met Natalie sprak me toen direct aan. In totaal hebben we vier sessies gehad, opgeknipt in twee delen. In de eerste twee sessies hebben we mijn vraag naar meer structuur en overzicht behandeld. In de tussentijd begon ik met leren voor een certificering en heb ik Natalie ook gevraagd hoe ik hier structuur in kan aanbrengen om op een fijne manier naar de deadline toe te werken. Hier hebben we de laatste twee sessies aan besteed.
Eerst hield ik al mijn notities bij op papier, maar toen heeft Natalie me overgehaald om gebruik te maken van Asana, een handige online planning/management tool. Ik had zelf nooit bedacht om hiermee te werken, omdat het me veel werk leek. Het is een fijne tool om overzicht te houden in mijn dagelijkse werkzaamheden. Zo zie ik iedere ochtend wat er op de planning staat en kan ik taken afvinken. Dit werkt heel motiverend. Inmiddels heb ik een goede combinatie gevonden tussen notities op papier bijhouden en het gebruik van Asana om overzicht te houden. Niet alleen in mijn werkzaamheden merk ik verschil, maar ook thuis pas ik de geleerde lessen en tips toe. Zo hebben we op de koelkast een weekplanner hangen, wat voor mijn vriendin en mij zorgt voor meer overzicht.
Ik kijk positief terug op de sessies met Natalie. We zijn begonnen met een verkennend gesprek waarin ze goed luisterde en gerichte vragen stelde om erachter te komen waar ik naar op zoek was. Wanneer ik aangaf dat iets niet werkte voor mij, gingen we op zoek naar een andere oplossing. Uiteindelijk hebben we Asana goed uit kunnen werken, waardoor ik er nu ook echt gebruik van maak. Bovendien is Natalie erg attent en stuurde ze me bijvoorbeeld later nog een mailtje om me succes te wensen met mijn examen. Dat geeft een leuke persoonlijke touch.”
Isabel Lopez – Warranty Specialist en Spare Parts Coordinator
“Ik werk sinds september 2021 bij Marel en ben hier werkzaam in een gecombineerde functie als Warranty Specialist en Spare Parts Coordinator. Daarnaast heb ik thuis twee pubers, dus plannen en organiseren is niet nieuw voor mij. Van nature ben ik best georganiseerd, maar op dit moment lukte het mij even niet meer om mijn persoonlijke mailbox op orde te krijgen. Veel ouders herkennen zich hier waarschijnlijk wel in: een overvolle mailbox met veel reclame, maar ook veel mails vanuit school of de sportvereniging van je kinderen. Daarnaast kwamen hier steeds meer belangrijke mails bij en het bleef zich maar opstapelen, terwijl ik wel iemand ben die graag opruimt. Ik ben gestart met coaching van Natalie om alles weer op orde te krijgen.
Natalie is twee keer bij mij thuis geweest en ik vond dit een hele fijne ervaring. Natalie kan heel goed luisteren en kijkt echt wat bij jouw persoonlijke situatie past. Ik had gevraagd om hulp met mijn persoonlijke mail, maar ze heeft mij daarbuiten ook zoveel handige tips gegeven. Even net dat beetje extra eromheen was heel fijn!
Ik had bijvoorbeeld al een bepaalde structuur in mijn mailbox. Zo had ik allemaal verschillende mapjes, maar zijn dit er nu een stuk minder en is het efficiënter ingedeeld. Het belangrijkste dat ik van Natalie heb geleerd is om echt goed het verschil te maken tussen wat belangrijk is en wat niet. Vaak ontvang je meerdere mails over hetzelfde onderwerp of een afspraak die eraan zit te komen; deze hoef je echter niet allemaal te bewaren. Ik ben nu veel consequenter in het verwijderen van mails. Doordat ik dit privé nu op deze manier doe, ben ik dit ook op werk gaan doen en heb ik alleen nog maar belangrijke mails in mijn inbox met hoge prioriteit. Dit werkt erg fijn en al met al heb ik veel gehad aan de coaching!”